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POLÍTICA DE PRIVACIDAD DEL FORMULARIO DE CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE OFICINA VIRTUAL

Fecha de última actualización: 6 de septiembre de 2025

Refugi Coworking, con domicilio en Carrer Senyera 28, Picanya, Valencia, España, teléfono +34 601 21 22 85, correo electrónico info@refugicoworking.com y sitio web www.refugicoworking.com (en adelante, «Refugi Coworking» o «el Responsable»), en cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), y demás normativa aplicable, establece la presente Política de Privacidad (en adelante, «la Política») para regular el tratamiento de datos personales recopilados a través del formulario de contratación del servicio de Oficina Virtual (en adelante, «el Formulario»).

Esta Política describe cómo se recogen, tratan, protegen y, en su caso, comparten los datos personales de los clientes (en adelante, «el Cliente» o «el Interesado») que contratan el servicio de Oficina Virtual, que permite utilizar el domicilio de Refugi Coworking como domicilio fiscal y/o comercial, recibir correspondencia y emplear la dirección en materiales empresariales. La cumplimentación del Formulario implica la aceptación expresa de esta Política.

Esta Política se basa en prácticas estándar del sector en España, inspirada en políticas de privacidad de proveedores similares de oficinas virtuales (como Wayco, Regus España y Nexudus), y está diseñada para cumplir con la normativa española y europea en materia de protección de datos.

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Refugi Coworking actúa como responsable del tratamiento de los datos personales proporcionados por el Cliente a través del Formulario.

  1. DATOS RECOPILADOS

A través del Formulario, Refugi Coworking recopila los siguientes datos personales, necesarios para la contratación y prestación del servicio de Oficina Virtual:

  • Datos identificativos: Nombre y apellidos del representante legal, número de DNI/NIE/pasaporte.
  • Datos de la empresa (si aplica): Denominación social, CIF/NIF, dirección actual de la empresa.
  • Datos de contacto: Correo electrónico, número de teléfono (fijo o móvil), dirección postal alternativa para notificaciones (si aplica).
  • Datos de pago: Información bancaria (número de cuenta, tarjeta de crédito/débito) para el cobro de las tarifas del servicio.
  • Otros datos: Información adicional proporcionada voluntariamente por el Cliente en el apartado de comentarios del Formulario (por ejemplo, preferencias de notificación).

No se recopilan datos sensibles (como datos de salud, opiniones políticas o creencias religiosas) salvo que el Cliente los proporcione de forma voluntaria e innecesaria, en cuyo caso no serán tratados.

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recopilados a través del Formulario se tratan con las siguientes finalidades:

  • Gestión de la contratación: Procesar la solicitud del servicio de Oficina Virtual, incluyendo la verificación de la identidad del Cliente y la formalización del contrato.
  • Prestación del servicio: Gestionar el uso del domicilio fiscal/comercial, la recepción y notificación de correspondencia, y el cumplimiento de las obligaciones contractuales descritas en la Política de Uso.
  • Facturación y cobro: Procesar los pagos de las tarifas del servicio y emitir facturas conforme a la normativa fiscal española.
  • Comunicaciones: Enviar notificaciones relacionadas con el servicio, como avisos de recepción de correspondencia, renovaciones del contrato o actualizaciones de la Política de Uso, a través de correo electrónico o WhatsApp (si el Cliente lo autoriza).
  • Cumplimiento legal: Cumplir con obligaciones legales, como comunicaciones a la Agencia Tributaria o la Agencia Española de Protección de Datos, y responder a requerimientos de autoridades públicas.
  • Mejora del servicio: Analizar datos de uso del servicio de forma agregada y anónima para mejorar la calidad de la oferta de Refugi Coworking.

Refugi Coworking no utilizará los datos para fines distintos a los indicados, salvo consentimiento expreso del Cliente o exigencia legal.

  1. BASE LEGAL DEL TRATAMIENTO

El tratamiento de los datos personales se fundamenta en las siguientes bases legales, conforme al artículo 6 del RGPD:

  • Ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD): La recopilación y tratamiento de datos son necesarios para formalizar y prestar el servicio de Oficina Virtual solicitado por el Cliente.
  • Obligación legal (art. 6.1.c RGPD): Para cumplir con requisitos fiscales, administrativos o de otra índole impuestos por la normativa española (por ejemplo, Ley General Tributaria o Ley 14/2013).
  • Consentimiento (art. 6.1.a RGPD): Para comunicaciones adicionales (como notificaciones vía WhatsApp) o el tratamiento de datos opcionales proporcionados voluntariamente.
  • Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD): Para fines administrativos internos y mejora del servicio, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del Cliente.
  1. DESTINATARIOS DE LOS DATOS

Los datos personales del Cliente podrán compartirse con:

  • Administraciones públicas: Como la Agencia Tributaria o el Registro Mercantil, cuando sea necesario para cumplir con obligaciones legales (por ejemplo, declaración de domicilio fiscal).
  • Proveedores de servicios: Entidades que prestan servicios a Refugi Coworking, como empresas de mensajería para el reenvío de correspondencia, proveedores de servicios de pago (bancos, pasarelas como Stripe o PayPal) o servicios de hosting y correo electrónico. Estos proveedores actuarán como encargados del tratamiento, con contratos que garantizan la confidencialidad y el cumplimiento del RGPD.
  • Autoridades competentes: En caso de requerimientos legales o judiciales.

Refugi Coworking no transferirá datos personales a terceros países fuera del Espacio Económico Europeo, salvo que el Cliente lo autorice expresamente o sea necesario para cumplir con una obligación legal, garantizando en todo caso las salvaguardas adecuadas (por ejemplo, cláusulas contractuales tipo).

  1. PLAZO DE CONSERVACIÓN

Los datos personales se conservarán durante:

  • El tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas (por ejemplo, durante la vigencia del contrato del servicio de Oficina Virtual).
  • Hasta 5 años tras la finalización del contrato, para cumplir con obligaciones fiscales y legales (conforme a la Ley 58/2003 General Tributaria) o para atender posibles reclamaciones, salvo que el Cliente solicite su supresión antes y no existan obligaciones legales pendientes.
  • Los datos tratados con base en el consentimiento se conservarán hasta que el Cliente lo revoque.

Una vez finalizado el plazo, los datos serán suprimidos o anonimizados, salvo que exista una base legal para su conservación.

  1. DERECHOS DEL CLIENTE

El Cliente tiene los siguientes derechos en relación con sus datos personales, conforme al RGPD:

  • Acceso: Conocer qué datos se están tratando y cómo.
  • Rectificación: Corregir datos inexactos o incompletos.
  • Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios o el tratamiento sea ilícito.
  • Oposición: Oponerse al tratamiento por motivos relacionados con su situación particular, salvo que prevalezcan motivos legítimos del Responsable.
  • Limitación: Restringir el tratamiento en ciertos casos, como durante la resolución de una reclamación.
  • Portabilidad: Recibir sus datos en un formato estructurado o solicitar su transferencia a otro responsable.
  • Revocación del consentimiento: Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin afectar la licitud del tratamiento previo.

Para ejercer estos derechos, el Cliente puede enviar una solicitud por escrito a info@refugicoworking.com o por correo postal a Carrer Senyera 28, Picanya, Valencia, acompañando una copia de su DNI/NIE/pasaporte para verificar su identidad. Refugi Coworking responderá en un plazo máximo de 30 días. Si no está satisfecho con la respuesta, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Refugi Coworking adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales, incluyendo:

  • Cifrado de datos sensibles (como información de pago) durante su transmisión y almacenamiento.
  • Acceso restringido a los datos, limitado al personal autorizado y bajo acuerdos de confidencialidad.
  • Copias de seguridad periódicas en servidores seguros dentro de la Unión Europea.
  • Auditorías regulares para garantizar el cumplimiento del RGPD.

En caso de una violación de seguridad de los datos, Refugi Coworking notificará a la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo máximo de 72 horas y, si es probable que afecte los derechos del Cliente, se lo comunicará sin demora indebida.

  1. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

Si el Formulario se completa a través del sitio web www.refugicoworking.com, podrán utilizarse cookies técnicas necesarias para procesar la solicitud (por ejemplo, para mantener la sesión activa). Estas cookies no requieren consentimiento, pero el Cliente puede consultar la Política de Cookies en el sitio web para más detalles.

  1. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

Refugi Coworking se reserva el derecho de modificar esta Política para adaptarla a cambios legislativos o prácticas del sector. Las modificaciones serán publicadas en www.refugicoworking.com y notificadas a los Clientes por correo electrónico con al menos 15 días de antelación, si son sustanciales. La continuación en el uso del servicio tras la modificación implica su aceptación.

  1. CONTACTO

Para cualquier consulta o duda sobre esta Política, el Cliente puede contactar a:

  • Correo electrónico: info@refugicoworking.com
  • Teléfono: +34 601 21 22 85
  • Dirección postal: Carrer Senyera 28, Picanya, Valencia, España

Esta Política es un documento modelo y no sustituye el asesoramiento legal profesional. Refugi Coworking recomienda su revisión por un abogado especializado en protección de datos antes de su implementación.